PPT不是大字报 职场人必备简报加分技巧

2020-06-08    收藏523
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PPT不是大字报 职场人必备简报加分技巧

每月部门会报即将到来,这一次,轮到你分享市场观察的心得,你打开PowerPoint,在投影片首页打上「市场观察报告」这个标题,接着开始想到底要说些什幺……

如果你也是这样一面想、一面製作投影片,「那就会局限在软体容易表现的格式,而大幅压缩你的创意和想像空间。」贾尔.雷诺兹(Garr Reynolds)在《简报禅:图解简报的直觉沟通创意》中写道。

步骤一:远离电脑

「在準备製作简报的阶段,最重要的事情之一,就是远离你的电脑。」雷诺兹认为,纸笔、手绘,才是开启简报製作的第一步,你根本不需要学会任何软体和工具,就能轻易保存自己的想法和点子。

PPT不是大字报 职场人必备简报加分技巧

你可以善用便利贴,依照以下3点找出简报的核心:

①脑力激荡:在便利贴写下想讲的事情、观点、资讯。
②分门别类:站在观众的角度,将便利贴上的点子归纳,挑出最重要的论点,以此做为简报的核心。
③组合点子,做成三幕剧:从一大叠便利贴里,捞出3个可以支持核心论点的内容,排成简报大纲。

步骤二:图像力量更强大

在资讯爆炸的时代里,图像是让人多看你几眼的关键。如同《视觉资讯的力量》一书所说,「图片可以代替千言万语,也能取代装满数字的表格。」分子生物学家约翰‧梅迪纳(John Medina)也指出,人类大脑处理图像的能力,比处理文句要高明得多。因此,当你做好了投影片分镜,不妨试着动手把所有讯息都图像化吧!

照片满版好吸睛

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来看看这两张汉堡的图片,你觉得有什幺不同?其实,这两张图片都是汉堡店想宣传新推出的超大汉堡。而左边的汉堡刻意超出海报边界,让观众明确感受到「这个汉堡真的比平常的还大」,和右边、小型的图片相比,就比较能勾起人们的注意。

具体数字用图表

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如果你不只想带来视觉震撼,也希望观众能记得相关的数据,图表会是不错的选择。圆饼图可以凸显比例上的「重大差异」;长条图则用来做数值高低的「比较」;而折线图能展现一段时间的「趋势」。

抽象概念画示意图

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像是公司获利模式、企业环境评估、消费者意见回馈等等「非数字的资料」,可以分别用流程、架构、集合3种示意图表示,只要按照资料内容,挑选合用的图解框架,观众就能清楚掌握重点。

步骤三:美和简单看得更清楚

「少即是多」几乎是每一本简报设计专书都会提到的基本法则,目的是让观众聚焦在讲者身上,又能快速理解内容。不过,到底什幺才是「少得恰恰好」?以下整理出3个可以简化内容的投影片设计原则,让你做出「一眼看出重点」的简报。

拥抱页面空白

简报者可运用摄影师取景的基本技巧「三分法」,帮助增加影像的平衡和美感,同时保留一定程度的空白。

PPT不是大字报 职场人必备简报加分技巧

①为求吸睛,人像照片可以放到页面的三分之一大。
②为求简洁,要懂得「换页」。把「吃到80%的饱足感」移到下一页,让每张投影片只说一件事。
③重点是介绍「腹八分」的意思,其他附带说明都可以移除,口头报告即可。
④将寿司和文字放在「力点」上,保持画面平衡。

元素维持一致

以下範例用1968年和2007年资料,来说明米饭消耗量的下滑趋势。透过维持页面上各元素的一致性,就能让画面更有整体感。

PPT不是大字报 职场人必备简报加分技巧

①使用多种字体会造成混乱,至少标题的字体要一致。
②1968和2007都是年份,颜色也应该统一。
③米饭的呈现形式有可爱插图和拟真图两种,都改成同一类型较好。
④除了要凸显的文字,其他叙述都该用同色系、同字体、同字型。

放大不同点

以下範例是比较2000年到2004年,传统相机和数位相机的出口量。改善5个地方,画面就能更清楚看出差异。

PPT不是大字报 职场人必备简报加分技巧

①标题字型放大,让讯息的主从关係更明确。
②背景和字体颜色相近,容易混淆,改为黑底白字,让讯息跳出来。
③ 加粗两条出口量的线,用粗细和颜色明确区分和纵轴、横轴的不同。
④ 2002年和2004年的出口数字是重点,颜色应比一般年分和单位等标注更明亮。
⑤底部格线在阅读上毫无帮助,可以直接移除。

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